Wie Sie aufhören, Ihr Inventar im Kopf zu verwalten: Ein Leitfaden für das Ressourcenmanagement von Veranstaltungsorten

Die meisten Freizeiteinrichtungen verfügen über keinen Rahmen für die Verwaltung ihrer physischen Ressourcen. Sie verwalten Personalplanung, Raumvermietungen und Ausrüstung mit verschiedenen Tabellenkalkulationen oder auf Papier. Manche Veranstaltungsmanager behalten den Überblick über die Ressourcen einfach im Kopf.

Wenn Sie ein erfahrener Veranstaltungsmanager sind, mag dieser Ansatz effektiv erscheinen – bis er es nicht mehr ist. Probleme wie die Überbuchung von Aktivitätsbereichen, die Doppelbelegung von Räumen und Reiseleitern oder der unzureichende Verkauf von Tickets oder Veranstaltungsflächen sind mehr als nur gelegentliche Unannehmlichkeiten. Sie können Ihr Geschäftsergebnis beeinträchtigen und Kunden so sehr frustrieren, dass diese nicht wiederkommen oder sich entscheiden, bei einem Ihrer Konkurrenten zu buchen.

Das Ressourcenmanagement von Veranstaltungsorten ist ein wichtiger Aspekt Ihres Geschäfts und nichts, was Sie Notizblöcken oder Tabellenkalkulationen überlassen sollten.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf, warum Ressourcenmanagement für Freizeiteinrichtungen und Familienunterhaltungszentren (FECs) wichtig ist und wie Sie Tools wie Kapazitätsmanagement-Software nutzen können, um sicherzustellen, dass Sie weder unter- noch überbuchen und den vollen Wert aus Ihren Räumlichkeiten, Ihrer Ausrüstung und Ihrem Personal herausholen.

Was zählt als Ressource im Betrieb von Freizeiteinrichtungen und FECs?

Im Kontext von Freizeiteinrichtungen bedeutet Ressource nicht Ware oder Inventar. Es ist viel mehr als das. Sie können sich Ressourcen als alles vorstellen, was zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein muss, damit eine Buchung tatsächlich funktioniert.

Ressourcen lassen sich in vier Kategorien einteilen:

• Zonen sind die physischen Räume, in denen Aktivitäten oder Veranstaltungen stattfinden. Denken Sie an eine Laser-Tag-Arena, einen Geburtstagspartyraum, einen Kinderspielbereich und einen Food Court. Jede Zone hat einzigartige Kapazitätsregeln, Umrüstzeiten und Planungsbeschränkungen. Einige, wie ein Geburtstagspartyraum, können nur von einer Gruppe gleichzeitig genutzt werden.
• Ausrüstung beschreibt die physischen Gegenstände, die eine Aktivität ermöglichen oder das Gästeerlebnis verbessern. Das können zum Beispiel Antirutschsocken in einem Trampolinpark, Requisiten in einem Escape Room, Audioguide-Kopfhörer in einem Museum oder Schutzhelme in einem Abenteuerpark sein. Ohne ausreichende Ausrüstung erhalten Besucher nicht das volle Erlebnis. In einigen Fällen können sie überhaupt nicht teilnehmen.
• Personal sind die Personen, die benötigt werden, um eine Veranstaltung zu leiten oder eine Aktivität legal und sicher anzubieten. Eine Kletterwand benötigt zum Beispiel einen zertifizierten Instruktor. Eine Kindergeburtstagsfeier benötigt möglicherweise einen Charakter-Host, während ein Museum Reiseleiter im Personal haben muss. Personalbesetzung und Personalplanung sind wichtig, da ihre Verfügbarkeit direkt bestimmt, wie viele Aktivitäten und Sitzungen ein Veranstaltungsort durchführen kann.
• Fahrzeuge sind wichtig für Veranstaltungsorte, die Gästen Transportmöglichkeiten anbieten müssen. Dazu gehören möglicherweise eine Wegebahn, die Gäste durch einen Freizeitpark oder Zoo befördert, Go-Karts in einer Kartbahn oder ein Boot für geführte Flussfahrten. Ist ein Fahrzeug gebucht, defekt oder wird gereinigt, steht es nicht zur Verfügung.

*Kapazität und die Fähigkeit, Gästeservices anzubieten, hängen von der Verfügbarkeit dieser Ressourcen ab.

Wie Manager das Ressourcenmanagement von Veranstaltungsorten falsch handhaben

Für viele Freizeiteinrichtungen ist das Ressourcenmanagement eine Nebensache, die eine Tabellenkalkulation für Raumbuchungen, ein Whiteboard für die Personalplanung oder eine Textnachricht eines Aktivitätszonenmanagers über defekte Ausrüstung umfasst.

Wenn ein Veranstaltungsort wächst und mehr Buchungen erhält, zeigen sich erste Risse. Doppelbuchungen werden häufiger, oder es gibt nicht genug Ausrüstung für jeden Gast. Mehr Ressourcen zu beschaffen, ist keine praktikable Lösung. All die zusätzlichen Laser-Tag-Waffen liegen möglicherweise die meiste Zeit ungenutzt herum, und die neu eingestellten Guides verbringen vielleicht Stunden damit, bezahlt zu werden, während sie zwischen den Touren warten.

Die Lösung: Smeetz Ressourcen

Smeetz Resources funktioniert, indem es eine direkte Verbindung zwischen Ihren Buchungen und den Ressourcen herstellt, die jede Aktivität ermöglichen. Wie funktioniert es? Sie erstellen eine Ressource (einen Raum, ein Ausrüstungsstück, einen Mitarbeiter) und verknüpfen diese mit dem entsprechenden Tickettyp.

Das System gleicht jede Buchung für diesen Tickettyp automatisch mit Ihren verfügbaren Ressourcen ab.

Wenn Sie beispielsweise 50 Laser-Tag-Westen und -Waffen haben, begrenzt das System die Kapazität in der Laser-Tag-Zone für jede Laser-Tag-Sitzung automatisch auf 50. Die Zählung wird für jede nachfolgende Sitzung automatisch zurückgesetzt, sodass Ihnen nie die Ausrüstung ausgeht.

Das System funktioniert auch für andere Arten von Ressourcen. Wenn ein Guide 30 Gäste pro Tour betreuen kann, begrenzt Smeetz die Buchungen für einen bestimmten Tour-Zeitfenster auf 30.

Mit der Automatisierung von Freizeiteinrichtungen können Sie und Ihre Mitarbeiter sich darauf konzentrieren, den Gästen großartige Erlebnisse zu bieten, anstatt ständig Ressourcenprobleme zu lösen. Und Sie werden immer das Beste aus den Ressourcen herausholen , die Sie haben.

Erweitertes Ressourcenmanagement

Natürlich sind die Abläufe in Freizeiteinrichtungen komplex. Die Kontrolle der Buchungskapazität geht über die Vermeidung von Doppelbuchungen oder Ausrüstungsmangel hinaus. Bei den meisten Veranstaltungsorten und Aktivitäten spielen bei jedem Besuch mehrere Variablen eine Rolle, und es ist notwendig, eine Kapazitätsmanagement-Software zu haben, die über die Grundlagen hinausgeht.

Smeetz Resources verfügt über erweiterte Funktionen, die ein komplexeres Ressourcenmanagement ermöglichen.

• Sequenzielle Zuweisung: Sie können die Priorität festlegen, in der bestimmte Räume oder Zonen belegt werden. Stellen Sie das System beispielsweise so ein, dass Zone A gefüllt wird, bevor Zone B geöffnet wird. Dies kann dazu beitragen, den Betrieb zu konsolidieren. Wenn Sie nur eine voll ausgelastete Zone betreiben, müssen Sie kein Personal für zwei halb ausgelastete Zonen einplanen.
• Zeitliche Versätze: Smeetz ermöglicht es Ihnen auch, zeitliche Versätze hinzuzufügen, um Vorbereitungs- und Reinigungszeiten zu berücksichtigen oder einen Puffer zwischen Veranstaltungen zu schaffen. Sie können beispielsweise für einen Geburtstagsraum zeitliche Versätze einstellen, um 30 Minuten für den Aufbau und 30 Minuten für die Reinigung um die tatsächlich gebuchte Zeit herum zu ermöglichen. Mit anderen Worten, Sie haben automatisch die benötigte Zeit zwischen den Buchungen, wobei der Kunde die tatsächliche Buchungszeit (ohne die Puffer) sieht.
• Mehrere Ressourcen pro Ticket: Viele Aktivitäten erfordern sowohl Kapazität als auch Ausrüstung. Zum Beispiel hat ein Trampolinpark eine maximale Kapazität, und Sie müssen auch die Rutschsocken berücksichtigen. Smeetz verwaltet alle notwendigen Ressourcen gleichzeitig, sodass Sie immer genügend Platz, Ausrüstung und Personal haben.

Sie erhalten ein umfassendes Ressourcenmanagement, damit Sie Ihre Tabellenkalkulationen dauerhaft löschen und Ihre Whiteboards endgültig von der Wand nehmen können.

Es ist Zeit, das Ressourcenmanagement für Veranstaltungsorte zu automatisieren

Bereit, die manuelle Ressourcenverfolgung einzustellen? Richten Sie Ihre erste Ressource in Smeetz ein — oder buchen Sie eine Demo und wir führen Sie hindurch.